Nieuw uitvoersysteem ECS blijft een uitdaging

Maco Douane Nieuwsbrief 14 mei 2009 

Vanaf 1 juli 2009 wordt in de hele EU voor uitvoeraangiftes het Export Controle Systeem (ECS) verplicht. Steekproeven geven aan dat het aantal verkeerd afgewikkelde aangiftes daalde van ruim 30 % naar ca. 15 %. Maar over 6 weken mag niets meer fout gaan. Dat is nog een hele uitdaging want bij een niet geconfirmeerde uitvoeraangifte kan de fiscus 19% BTW naheffen. Maco beschrijft het probleem en geeft u tips voor een goed resultaat.

Het nieuwe Export Controle Systeem ECS werkt in drie stappen. Bij een exportzending wordt een digitale uitvoeraangifte (1) opgemaakt als de goederen geladen worden, bijvoorbeeld in Eindhoven. Deze uitvoermelding wordt door de douane doorgestuurd naar het kantoor waar de goederen de EU zullen verlaten, bijvoorbeeld Rotterdam. Als de goederen op de terminal in de haven aankomen moet dat gemeld worden door bij de poort de barcode van een printje van de uitvoeraangifte te scannen. Dit heet de aankomstmelding (2). De douane kan dan de zending in de haven nog een extra keer controleren. Als uiteindelijk het schip met de container de haven verlaat, stuurt de rederij hiervan een uitgangsmelding (3) aan de douane. Die confirmeert op haar beurt bij degene die de aangifte heeft opgemaakt dat de goederen daadwerkelijk de EU hebben verlaten. Daarmee is de uitvoer sluitend vastgesteld. Klik hier voor een uitvoerige beschrijving van het systeem.  

Het ECS is sinds juni 2007 operationeel en werkt inmiddels goed. De computers in Brussel en de andere lidstaten vertonen weinig haperingen. De douane heeft de echte invulling van het ECS echter bij het bedrijfsleven gelegd. De handel en logistiek moeten namelijk de douane van de drie meldingen voorzien. Dat gaat steeds beter maar nog lang niet in alle gevallen goed. Maco heeft daarom een onderzoek gedaan naar de problemen met ECS en hoe die opgelost kunnen worden. Hier volgen de belangrijkste aanbevelingen.

1. Kantoor van Uitgang. Het belangrijkste is dat in de uitvoermelding het juiste kantoor van uitgang wordt vermeld anders wordt de zending als het ware niet in de haven verwacht. Hierdoor ontstaan de meeste problemen. Om dit gemakkelijker te maken stelt Maco een gratis landkaart ter beschikking, waar alle kantoren van uitgang van de EU met naam en nummer op vermeld staan. 

Op deze wandkaart van 1 x 1 meter staan alle voor ECS relevante douanekantoren van uitgang in de EU met naam en nummer. De kaart is voorzien van ophangstrips en kan gratis besteld worden bij Maco door het bestelformulier in te vullen.

2. Aankomstmelding. Exporteurs moeten de transporteur er op wijzen dat hij bij aankomst in de (lucht)haven c.q. aan de buitengrens de aankomstmelding dient te doen. Bij Ex Works (EXW) zendingen is dit lastig af te dwingen. Daarom is het beter een leveringsconditie zoals Free On Board (FOB) te gebruiken. Ook als er eens iets fout is gegaan is dit belangrijk omdat de exporteur dan de transporteur hier op aan kan spreken.

3. Aanmelden bij community systemen. Zorg dat exportzendingen in de Port Community Systemen in de verschillende Europese (lucht)havens aangemeld worden. Als een exportzending in Portbase in Roterdam c.q. Amsterdam of Cargonaut op Schiphol staat, gaat de verdere afwikkeling veel beter. Maar elke (lucht)haven in Europa heeft zijn eigen systeem en dat maakt het niet gemakkelijker

Bij elke niet geconfirmeerde exportzending stuurt de douane na 45, 75 en 90 dagen herinneringen aan degene die de uitvoeraangifte heeft opgemaakt. Als er niet wordt gereageerd, trekt de douane de uitvoeraangifte na 150 dagen in en wordt deze geacht niet te hebben plaatsgevonden. Het gevolg kan zijn dat de 19% BTW wordt nageheven omdat de export niet sluitend kan worden aangetoond. Om dit te voorkomen kun je het volgende doen:

4. Inzicht in status. Zorg voor inzicht in de status van de uitvoeraangiftes. Als een exporteur zelf de uitvoeraangiftes maakt heeft hij inzage in de status van een aangifte en krijgt hij ook de herinneringen van de douane. Als een (douane-)expediteur de aangifte heeft gemaakt krijgt hij die berichten. De opdrachtgever moet aan de (douane-)expediteur vragen de berichten door te geven. Maak hierover concrete afspraken en houd een actueel overzicht bij.

5. Verzamel bewijzen. Verzamel bij een niet geconfirmeerde uitvoeraangifte bewijsmateriaal dat de zending wel degelijk is uitgegaan. Denk hierbij aan facturen, betalingsbewijzen, vrachtbrieven, etc. Deze bescheiden moeten dan naar het douanekantoor gestuurd worden waar de uitvoeraangifte is opgemaakt. Zij zullen de export onderzoeken en als het bewijs voldoende is alsnog de aangifte confirmeren.

Er zitten echter nog veel meer haken en ogen aan het ECS. De douane heeft haar zaken in principe voor elkaar, maar de handel en de logistiek moeten nog veel werk verzetten. In 2003 werd voor het douanevervoer in de EU een vergelijkbaar digitaal systeem genaamd Transit in gebruik genomen. Inmiddels kan geconstateerd worden dat Transit uitstekend functioneert en de fraude sterk heeft teruggedrongen. Over enkele jaren kan van ECS waarschijnlijk hetzelfde worden gezegd. Maar tot die tijd moet er nog veel gedaan worden.