De veranderingen van 31 januari 2010

 Safety, Security en Crisis management

Op 31 januari zullen ingrijpende wijzigingen in het aangifte proces doorgevoerd worden. Er komen nieuwe gegevens bij in het kader van safety en security, het fiscaal nummer wordt vervangen door het EORI nummer, ECS treedt volledig in werking en bij NCTS zal intensiever gecontroleerd worden. Deze veranderingen betekenen ook grote (technische) aanpassingen in de systemen van de douane. Hierdoor kunnen in de periode na 31 januari storingen ontstaan . In dit artikel leest u wat de veranderingen voor u in de praktijk zullen zijn en hoe de douane om zal gaan met eventuele storingen. 

 

EORI nummer

Op 31 januari is het zover, het EORI nummer zal definitief ingevoerd worden. Dit betekent dat in alle douane aangiften, waar nu het fiscale nummer ingevuld dient te worden, het EORI nummer moet komen te staan. Alleen bij invoer is in Nederland een uitzondering gemaakt, vanwege de zogenaamde verleggingsregeling. Het is dan ook van groot belang dat u uw EORI nummer doorgeeft aan uw douanedienstverlener, zodat oponthoud tot een minimum beperkt kan worden. In de vorige editie van deze nieuwsbrief is een artikel volledig geweid aan EORI.

Safety en Security gegevens

Enkele jaren geleden is, naar aanleiding van de 9/11 aanslagen, bepaald dat meer gegevens bij de douane aangeleverd moeten worden, zodat een betere risicoanalyse gedaan kan worden en het internationale goederenverkeer veiliger wordt. Vanaf 31 januari kunnen deze gegevens ingevuld worden in de aangifte. Buiten het (ver)nieuw(d)e systeem ECS, die onder het volgende kopje behandeld worden, moeten/kunnen de volgende gegevens bij uitvoer en NCTS in de aangifte ingevuld worden:

Uitvoer

• Uniek Referentienummer van de zending (UCR). Dit is een nummer dat aan internationale goederenzendingen wordt toegekend. Het is verplicht in te vullen. Echter, het kan heel goed dat het nummer bij het opmaken van de aangifte niet voorhanden is. In dat geval moet bij de bescheidgegevens (vak 44) minimaal één bescheid van de soort 'Vervoer' ingevuld worden (bijvoorbeeld N720 - VRACHTBRIEF CIM).
• De code betalingswijze vervoerskosten. Deze informatie moet alleen worden verstrekt wanneer zij beschikbaar is. Met andere woorden; dit gegeven is optioneel.
• Landcode(s) binnen vervoerstraject. Hier kunnen de landen opgegeven worden die op het vervoerstraject liggen tussen het land van vertrek en het land van bestemming, in chronologische volgorde. Dit hoeft eveneens enkel ingevuld te worden als de informatie voorhanden is.
• VN-code gevaarlijke goederen. Oftewel, de United Nations Dangerous Goods code (UNDG) is een uniek volgnummer dat door de Verenigde Naties is toegekend aan goederen en voorwerpen die zijn opgenomen in de lijst gevaarlijke stoffen. Denk bijvoorbeeld aan chemische producten. Ook dit gegeven is optioneel in de aangifte.

NCTS (Transit)

• Security indicator. Hiermee wordt aangegeven of NCTS gebruikt wordt voor safety en security redenen, of niet. Het veld is optioneel.
• Indicator andere bijzondere omstandigheid. Hierbij dient een code ingevuld te worden, indien zich bijzondere omstandigheden bij de zending voordoen, zoals bijvoorbeeld de aanwezigheid van een AEO certificaat.
• De code betalingswijze vervoerskosten. Dit is hetzelfde als bij uitvoer.
• Uniek Referentienummer van de zending (UCR). Ook dit is hetzelfde als bij uitvoer.
• Referentienummer vervoer. Ook dit is een optioneel veld voor een referentie m.b.t. het transport. Enkel bij luchtvracht is het verplicht het (IATA/ICAO) vluchtnummer te vermelden.
• Plaats van lossing. Dit gegeven moet verplicht opgegeven worden. Alleen als bij de indicator andere bijzondere omstandigheid de code B (proviandering van schepen en vliegtuigen), of E (AEO status) is ingevuld is het optioneel het gegeven aan te leveren.
• Tijdstip van aankomst. De verwachte tijd wanneer goederen aankomen dient ingevuld te worden als het douanekantoor van vertrek en doorgang niet in de EU gelegen zijn. Anders is dit gegeven optioneel.
• VN-code gevaarlijke goederen. Dit is hetzelfde als bij uitvoer.

 

ECS

Vanaf 31 januari treedt het ECS (Export Controle Systeem) ook volledig in werking. Alle gegevens met betrekking tot uitvoer en uitgang moeten vanaf dan elektronisch ingediend worden, ook de manifesten. De douane zal vanaf dan ook bij uitgang van goederen controles uit gaan voeren.

NCTS (Transit)

Bij het NCTS zullen naast de wijzigingen voor EORI en Safety en Security nog twee ingrijpende veranderingen plaatsvinden. De eerste is de koppeling tussen het NCTS en Prisma. Prisma is een systeem dat automatische controle en selectie voor fysieke controle mogelijk maakt. Bij andere douanesystemen wordt al gebruik gemaakt van Prisma. Bij invoer kan de indiener van de aangifte bijvoorbeeld een elektronisch bericht Mededeling Bescheiden Overleggen ontvangen. De werkwijze bij een normale procedure NCTS zal ongeveer hetzelfde verlopen. Na het ontvangen van het MRN (IE28) krijgt de indiener een elektronisch bericht dat de zending voor controle geselecteerd is (IE60). Afhankelijk van het resultaat van die controle wordt de zending vervolgens op de gebruikelijke wijze wel, of niet vrijgegeven. Bij de vereenvoudigde procedure (TG/TA vergunning) ontvangt de indiener geen bericht. Er zal dan contact opgenomen moeten worden met de nationale helpdesk, aangezien geen onderscheid gemaakt kan worden tussen een storing en controle. (De douane adviseert geen contact op te nemen, om zelf werk te besparen, maar er is voor aangevers geen andere oplossing). Door de koppeling met prisma bestaat de kans dat er meer vertraging in het transport optreedt. Al is het nog onduidelijk of de automatische controle en selectie volledig doorgevoerd zal worden op 31 januari en hoe streng de douane er dan mee om zal gaan.

Vanaf 31 januari zal ook de zogenaamde Administratieve verhoging van het referentiebedrag verdwijnen. Dit betekent dat het kunstmatige ophoging van de doorlopende zekerheid voor het douanevervoer (nu 1 miljard) op zal houden. De daadwerkelijk gestelde zekerheid wordt vanaf dan aangehouden. Dit kan betekenen dat bij overschrijding van het bedrag, zendingen niet vrijgeven worden voor vervoer en (daar is ‘ie weer) vertraging ontstaat in het transport. Het is dus van zeer groot belang, dat bedrijven die hiervan gebruik maken ervoor zorgen dat er voldoende" ruimte" in de borg is om overschrijding en dus vertraging te voorkomen. Ook is het belangrijk dat de berekening in de aangifte zo correct mogelijk gedaan wordt. Bij te veel berekenen bestaat een kans op overschrijding en bij te weinig berekenen, kan uw bedrijf voor onaangename verassingen komen te staan bij eventuele naheffingen. Het is belangrijk dat  u nagaat of uw huidige borg voldoende zal zijn. Mogelijkerwijs heeft de douane al contact met u opgenomen. Als dit niet het geval is en u wilt uw borg toch verhogen of verlagen dan is het verstandig om snel met de douane contact op te nemen. Over de hoogte van het bedrag kan namelijk met de douane onderhandeld worden, want deze wordt bepaald "op een reëel niveau en in samenspraak".

 

Crisismanagement

De wijzigingen in het aangifteproces betekenen ook grote technische wijziging voor zowel het bedrijfsleven als de douane. Vaak gaan dergelijke veranderingen gepaard met storingen die weer tot vertragingen leiden. Daarom heeft de douane in overleg met het bedrijfsleven, maatregelen genomen om eventueel oponthoud tot een minimum te beperken.

Eén van deze maatregelen is een preventieteam dat is samengesteld. Het preventieteam bereidt de uitrol zo zorgvuldig mogelijk voor. Daarnaast wordt een coördinatiecentrum ingericht dat tijdens het weekend en de dagen erna de overgang moet begeleiden. "Ontstaat er een storing of een andere onverwachte situatie? Dan neemt het coördinatiecentrum direct maatregelen en communiceert hierover ", aldus de douane. De douane test niet alleen intern, maar ook met enkele verschillende soorten aangevers.

Vanaf vrijdagavond 29 januari om 20:00 uur kunnen geen elektronische berichten meer verwerkt worden. Alleen NCTS zal nog tot de volgende ochtend 7:00 uur beschikbaar zijn. Vanaf die tijdstippen kan gedurende het weekend alleen met de noodprocedure gewerkt worden. Op zondag verwacht de douane om 15:00 uur weer in de lucht te zijn.

Aangezien de douane niet durft te garanderen dat alles vlekkeloos verloopt als de berichtenstroom weer op gang komt, is er extra capaciteit voorzien op de aangiftepunten, om noodprocedures sneller af te handelen.  Noodprocedures zullen naar verwachting alleen per email mogelijk zijn. Ook bij de nationale helpdesk zal extra capaciteit aanwezig zijn en worden de openingstijden verlengd. Er wordt nog gesproken over een mogelijkheid om voor het weekend alvast aangiften van het weekend zelf en de dagen erna vooraf in te dienen.

Voor aangevers is het verstandig ook zelf zoveel mogelijk preventie maatregelen te nemen. Zo kunt u bij uw software leverancier nagaan of alle noodzakelijke wijzigingen reeds gedaan en getest zijn. Het eerder, of later versturen van zendingen kan ook onnodig oponthoud voorkomen. Tot slot is het verstandig u zo goed mogelijk te informeren over de wijzigingen, maar als u deze zin leest heeft u dat zojuist al gedaan.

Meer informatie EORI

Meer informatie ECS