Directe Vertegenwoordiging bij invoer en uitvoer

Vanaf 6 april 2008 is directe vertegenwoordiging bij uitvoer verplicht.  De tekst van deze machtigingen vindt u hier:

• Machtiging Directe Vertegenwoordiging Maco Netherlands B.V. (Nederlands)
• Vollmacht Direkt Vertretung Maco Netherlands B.V. (Deutsch)
• Authorisation Direct Representation Maco Netherlands B.V. (English) 

Op 25 september 2005 werd eerder al directe vertegenwoordiging bij invoer mogelijk.  Als een douaneagent een im- of exporteur vertegenwoordigd, dan doet hij de douaneaangiftes namens die opdrachtgever.  De opdrachtgever wordt daarmee formeel de aangever.  De douaneagent is in principe slechts een administratieve dienstverlener zonder na de aangifte fiscaal aansprakelijk gesteld te kunnen worden.  Hij maakt de aangifte namens zijn opdrachtgever.  De douaneagent is er wel voor verantwoordelijk zijn werk correct te doen.  De opdrachtgever kan hem hierop aanspreken onder de Nederlandse Expeditievoorwaarden.

Aansprakelijkheid 

Er is aldus een situatie ontstaan die gebruikelijk is in de fiscale wereld, immers ook belastingadviseurs maken aangiftes namens hun opdrachtgevers, zonder dat ze er zelf aansprakelijk voor zijn.    Bij douaneaangiftes is dit alleen anders ten aanzien van de volgende aspecten:

• Bij een aangifte ten invoer kan de belasting, zoals invoerrechten en BTW, verschuldigd worden door de douane-expediteur.  Dit is ook handig, omdat het om vaak veel relatief kleine bedragen gaat en voor de voldoening van dit soort betalingen een borgstelling beschikbaar moet zijn.
• Tijdens het aangifteproces is de douane-expediteur wél aansprakeljk voor eventueel verschuldigde rechten.  Pas na de beëindigde verificatie gaat de aansprakelijkheid over naar de opdrachtgever.
• Voor niet in de EU gevestigde bedrijven kan een douane-expediteur als indirect vertegenwoordiger optreden.  Hij maakt dan de aangifte in eigen naam, maar voor rekening van de opdrachtgever.  De douane-expediteur is dan zelf aansprakelijk voor de inhoud van de aangifte.  Let op, alleen officieel toegelaten douane-expediteurs kunnen dergelijke indirecte aangiftes maken.  Douaneagenten mogen dit niet!

Archief 

Verder is van belang dat de aangever, dus de im- of exporteur, zelf het archief van alle aangiftes moet bijhouden.  Dus alle bescheiden die relevant kunnen zijn in het kader van een transactie zullen gedurende 7 jaar moeten worden bewaard.  Klanten van Maco Customs Service hoeven dit niet per se te doen omdat Maco eveneens alle stukken 7 jaar bewaart en deze beschikbaar houdt voor haar opdrachtgevers.  Het is wel van belang, dat als u bijvoorbeeld aan een expediteur een (uitvoer)aangifte uitbesteed, u er dan voor zorgt alle bescheiden toegezonden te krijgen, zodat u ze in uw administratie kunt bewaren.  Er zijn nogal wat expediteurs en transporteurs die hiermee slordig zijn en de stukken niet aan de opdrachtgevers ter beschikking stellen.  In veel gevallen wordt volstaan met het vermelden (en berekenen) op de factuur dat een uitvoeraangifte is gemaakt.

Bijzondere verplichting 

Directe vertegenwoordiging is bij uitvoer verplicht en bij invoer niet.  Dat lijkt vreemd.  Dit is te verklaren door het feit dat er bij uitvoer na de aangifte nog een bijzondere verplichting is, namelijk het daadwerkelijk de EU uitbrengen van de goederen.  Bij invoer is dit niet het geval.  Na een aangifte ten invoer zijn de goederen 'vrije goederen' en zijn er geen verdere douaneverplichtingen. De importeur kan vrijelijk over de goederen beschikken. Het uit de EU brengen van de goederen na een aangifte ten uitvoer is de verantwoordelijkheid van de exporteur.  Daarom moeten alle handelingen ook namens hem gedaan worden.

Maandkrediet

Ook al werkt een douane-expediteur als direct vertegenwoordiger voor zijn opdrachtgever, toch kan de financiële afwikkeling van de invoeraangifte, de betaling van invoerrechten e.d., via het maandkrediet van de douane-expediteur blijven lopen. Dit is een groot voordeel voor zowel de douane, de douane-expediteur als de importeur. De douane-expediteur is aldus formeel aansprakelijk voor de invoeraangifte, inclusief de betaling van invoerrechten e.d. tot de beëindigde verificatie van de douane is ontvangen.  Vanaf dat moment gaat de aansprakelijkheid over naar de importeur/opdrachtgever. Desgewenst kan de opdrachtgever/importeur ook een borgstelling afgeven bij de douane voor een eigen maandkrediet. De financiële afwikkeling van de invoeraangiftes kan dan in eigen beheer door de importeur worden gedaan. Dit gebeurt echter slechts zeer zelden.

Machtiging verplicht bij Maco 

Maco hanteert bij alle opdrachtgevers het beleid dat ze een machtinging voor directe vertegenwoordiging voor in én uitvoer dienen af te geven.  Dit maakt de problematiek overzichtelijk en schept duidelijke verhoudingen. Een machtiging directe vertegenwoordiging hoeft maar één keer te worden afgegeven en geldt dan voor alle aangiftes. De machtiging kan ook met terugwerkende kracht worden afgegeven.  Maco vraagt haar opdrachtgevers zo veel mogelijk vóór de aangifte om de machtiging af te geven.  Ons doel is dat er geen vertraging optreedt in het logistieke proces als gevolg van deze, helaas noodzakelijke, formaliteit.

Onderstaan treft u aanvullende informatie aan over directe vertegenwoordiging.  Deze informatie is beschikbaar gesteld door de Fenex, de belangenvereniging van (douane-)expediteurs.  De informatie over directe vertegenwoordiging bij uitvoer is recent in januari 2008 beschikbaar gekomen. Heeft u vragen over de (in)directe vertegenwoordiging, neemt u dan contact op met Hans Maessen 0475-425802. 

Voorbeeld downloaden:

• Informatie leaflet Directe Vertegenwoordiging Uitvoer Nederlands 2008
• Informatie leaflet Directe Vertegenwoordiging Invoer Nederlands 2005
• Nederlandse Expeditievoorwaarden