Douane software

Een im- of exporteur kan er voor kiezen zijn douane aangiftes zelf te maken. Dit kan met name aan de orde zijn als het om veel of om sterk repeterende zendingen gaat. Indien een exporteur vijf maal daags een bijna identieke exporttransactie heeft, kan dit door eigen medewerkers vaak sneller en goedkoper gedaan worden dan door een douane-expediteur. Van belang is ook of de gegevens die voor de aangifte verwerkt moeten worden gegenereerd kunnen worden door de overige in de onderneming beschikbare automatiseringssystemen, of dat deze handmatig moet worden ingevoerd.

Export en import

Een onderneming heeft in het algemeen maar een soort goederen dat geëxporteerd wordt, maar meerdere soorten goederen die geïmporteerd worden. Daarom wordt export vaak zelf gedaan, maar wordt import overgelaten aan douane-expediteurs. Bij export hoeven meestal ook geen belastingen betaald te worden, zodat ook geen borgstellingen nodig zijn.  Bij import is dit juist wél het geval, hetgeen de drempel om zelf invoeraangiftes te maken verhoogt. Ook wordt export vaak via een vaste logistieke manier afgewikkeld, terwijl de importgoederen op allerlei manieren geleverd kunnen worden.

Europese Unie

Hier staat tegenover dat de Europese Unie steeds meer landen telt en dat heeft invloed op het aantal bedrijven dat intensief exporteert naar landen buiten de Europese Unie. Alleen als er dus sprake is van een intensieve, standaard stroom van met name export goederen is het te overwegen douane aangiftes zelf te maken in plaats van ze uit te besteden aan een douane-expediteur.

Kennis

Alvorens besloten wordt om zelf aangiftes te gaan verzorgen moet er voldoende douanekennis in de onderneming beschikbaar zijn om de aangiftes te verzorgen. Een aangifte bestaat uit on-line communiceren met de douane. De aangifteprocedure moet bovendien aansluiten op het logistieke proces. Van belang is dus dat er altijd iemand in het bedrijf aanwezig is die voldoende kennis van douanezaken heeft om aangiftes te kunnen verzorgen en problemen in de communicatie met de douane te kunnen oplossen.

Overheids Transactie Poort (OTP)

Om zelf met de douane te mogen communiceren dient er altijd een vergunning aangevraagd te worden. Daarnaast moet binnen de onderneming een communicatiekanaal exclusief voor douane aangiftes ingericht worden. Het goedkoopst is het hierbij gebruik te maken van de 'Overheids Transactie Poort' (OTP). Dit communicatiekanaal verloopt via beveiligde Internet communicatie en wordt gratis door de overheid ter beschikking gesteld. De zelfaangever moet zich bovendien op de hoogte houden van wijzigingen in de wetgeving en de software en hardware technieken die bij het zelf aangeven relevant zin.

Software 

Als besloten is om aangiftes zelf te gaan verzorgen dient de ondernemer te kiezen uit een groot aantal software pakketten die in de markt voor dit doel beschikbaar zijn. Er zijn zogenaamde ASP-toepassingen, waarbij de pakketten via Internet toegankelijk zijn en er dus zelf niets op het eigen systeem geïnstalleerd hoeft te worden. Bij dit soort aanbieders is, naast een jaarlijks licentiebedrag, een vergoeding per aangifte verschuldigd. Er kan ook gekozen worden een softwarepakket op het eigen systeem te installeren. Er zijn dan alleen  jaarlijkse licentie- en onderhoudskosten verschuldigd. De software leveranciers kunnen worden onderverdeeld in leveranciers die zich vooral richten op stand-alone systemen gespecialiseerd op douane en in leveranciers die de douane software als een deel van geïntegreerde logistieke pakketten aanbieden.