Maatregelen, aanbevelingen en tips bij de toepassing van ECS

Maco wil u helpen het ECS onder de knie te krijgen. Daarom volgt hier een aantal maatregelen, aanbevelingen en tips om dit doel te bereiken.

1. Inventariseer het belang van ECS voor uw bedrijf. Handelt u in fraudegevoelige goederen? Heeft u veel verschillende goederenstromen en afnemers? Is uw BTW-administratie op orde? Is uw exportadministratie compleet of levert u alles Ex Works en kunt u eigenlijk geen enkele export echt aantonen? Wat zijn uw accountancy en compliance standaarden? Hoe gaat u om met belasting risico's in uw bedrijf? Aan de hand van de antwoorden op dit soort vragen kunt het belang van ECS voor uw bedrijf bepalen. Heeft ECS hoge prioriteit dan dient u een plan van aanpak op te stellen ECS onder controle te krijgen.
   
   
2. Bepaal hoe u een overzicht kunt krijgen van uw exportzendingen. Als u zelf uw uitvoeraangiftes maakt, krijgt u ook alle statusberichten van de douane en kunt u gemakkelijk de resultaten van het ECS-proces volgen. Overweegt u om uw uitvoeraangiftes zelf te gaan maken, kijk dan ook eens naar Maco Customs Connect. Hiermee kunt u zelf uw uitvoeraangiftes maken zonder zelf iets te investeren en natuurlijk kunt u de ECS status van uw aangiftes volgen. Als u uw aangiftes uitbesteed probeer dan het aangifteproces bij één partij onder te brengen. Als u met een vaste douane-expediteur werkt, kunt u van hem een rapportage van al uw exportzendingen verlangen. Maco verstrekt haar klanten deze ECS overzichten.
   
   
3. Maakt u gebruik van koeriers dan moet u voor de koerierszendingen een oplossing zoeken. U zou kunnen accepteren dat u kunt terugvallen op de track & trace informatie die de koeriers u kunnen bieden. Eventueel zou u hierover een afspraak met uw BTW-controleur van de belastingdienst kunnen maken. Een alternatief is om zelf ook voor koerierszendingen uitvoeraangiftes te (laten) maken. Dit is niet ongebruikelijk. U kunt uw koerier dan verplichten deze uitvoeraangifte op correcte wijze verder in ECS te behandelen.
   
   
4. Aan de hand van een overzicht van uw exportzendingen zou u een prioriteit kunnen leggen bij zendingen met een hoge waarde. Immers hier loopt u het hoogste risico als u de export niet kunt aantonen. Zo kunt u door toepassing van de 20-80-regel wellicht met relatief weinig inspanning toch op korte termijn een goed resultaat boeken.
   
   
5. Om de aankomstmelding correct te laten plaatsvinden is het van belang nog eens goed naar uw logistieke proces en uw leveringscondities te kijken. Levert u altijd Ex Works (EXW), dan moet u dit heroverwegen. Feitelijk betekent EXW dat u tegen de koper zegt: kom de spullen maar halen, je moet ze zelf op de auto zetten en als koper moet je zelf de uitvoeraangifte (laten) maken. Feitelijk worden de goederen vaak in het uitgaande vervoermiddel geladen door de verkoper en wordt de uitvoeraangifte eveneens door hem verzorgd. U levert dan eigenlijk Free Carrier (FCA). Dit geeft u tenminste toegang tot de aangifte informatie, waardoor u de status in ECS kunt volgen. Maar u heeft geen greep op het vervoer. U kunt hooguit de transportfirma die uw goederen komt afhalen om informatie vragen hoe de zending zal worden verscheept, via welke (lucht)haven de goederen uit zullen gaan en hem op het hart drukken dat de aankomstmelding goed moet worden gedaan. Wellicht heeft u de mogelijkheid uw leveringsconditie te veranderen in Free on Board (FOB). U kunt dan toezicht houden op de uitvoeraangifte en het transport. Dit is de meest wenselijke situatie.
   
   
6. Besteed veel aandacht aan het vermelden van het juiste kantoor van uitgang op de aangifte. Desgewenst kunt u hierbij gebruik maken van de kaart die Maco Customs Service gratis ter beschikking stelt en waar alle EU-douanekantoren opstaan.
   
   
7. Stop met het gebruik van de regeling vereenvoudigde uitvoer (klassieke domiciliëringsregeling uitvoer).  Veel zendingen verlaten de EU via een andere lidstaat dan die welke in de uitvoermelding is aangegeven. Dit heet indirecte uitvoer c.q. diversion via een andere lidstaat.  Deze zendingen zullen in de knel komen omdat er geen ECS melding bij is gedaan. Dit is immers bij de vereenvoudigde uitvoer niet nodig. Bij het kantoor van uitgang waar de goederen dan daadwerkelijk de EU verlaten moet alsnog door iemand een uitvoermelding in ECS gedaan worden. Dit leidt al snel tot oponthoud in het logistieke proces en extra kosten. Probeer zo snel mogelijk bij alle exportzendingen een reguliere uitvoermelding te maken. 
   
    
8. Zorg dat de gegevens van de zending worden opgenomen in het betreffende Port Community Systeem waar de goederen de EU gaan verlaten. U kunt zelf de melding doen of deze laten doen door uw (douane-)expediteur. Maar let op want de Port Community Systemen verschillen nogal.
• Portbase wordt gebruikt in de havens van Rotterdam en Amsterdam. ECS-meldingen in Portbase zijn gratis. Het is belangrijk dat u afspreekt wie de melding in Portbase doet, zodat ze niet dubbel plaatsvindt. Een optie kan zijn uw douane-expediteur die ook de uitvoeraangifte maakt, de zending in Portbase te laten aanmelden. De enige informatie die u daarvoor extra aan uw douane-expedteur moet geven is het boekingsnummer. De overige gegevens heeft hij al ter beschikking. Maco biedt haar klanten deze service aan
• Op Schiphol werkt Cargonaut. Cargonaut is niet gratis. Alle luchtvracht expediteurs op Schiphol zijn er op aangesloten. Exporteurs die een vergunning 'elektronisch berichtenverkeer uitgaan' hebben kunnen zich ook aansluiten op Cargonaut. Als U die vergunning niet heeft moet U via een intermediair werken. Ook hier is het belangrijk goede afspraken te maken met de expediteur. De melding in Cargonaut moet op het moment gedaan worden als de goederen op Schiphol aankomen. Dit in tegenstelling tot Portbase, waar een vooraanmelding mogelijk is
• In Hamburg en Bremen werkt het systeem DaKoSy. DaKoSy wisselt ook gegevens uit met Portbase. DaKoSy is niet gratis. Bovendien is het van belang te weten dat eventuele demurrage kosten, die betaald moeten worden als een container langer dan gepland op de terminal verblijft, in rekening worden gebracht aan degene die de container in DaKoSy heeft aangemeld.
• In Antwerpen beheert de douane zelf ECS. Door Porthus wordt momenteel een Port Community Systeem voor de Antwerpse haven ontwikkeld
• Op de luchthaven van Frankfurt voorzien Kewill en Zapp-Air in een soort Port Community Systeem. Dit volgt in grote lijnen het concept van Cargonaut maar het systeem is meer open. Zo staan er verspreid over de luchthaven computerterminals waar chauffeurs zelf een aankomstmelding kunnen doen door de barcode van een begeleidingsdocument te scannen.
  
• Het is dus niet eenvoudig om een overzicht van en toegang tot alle relevante Port Community Systemen in de nabijheid te hebben. Om dit goed onder controle te krijgen moet dus nogal wat kennis en ervaring verworven of ingekocht worden. 
  
  
9. Er dient een goed en compleet overzicht van de status van de uitvoerzendingen beschikbaar te zijn. Als geconstateerd wordt dat een zending of een reeks van zendingen niet zijn geconfirmeerd, dan is het zaak actie te ondernemen. Aan de hand van de over het transport beschikbare gegevens moet bekeken worden waar het proces fout is gegaan. Dit probleem moet structureel worden opgelost om herhaling te voorkomen.
   
   
10. Voor de zendingen die niet geconfirmeerd zijn, dient er een verzoek aan de douane te worden opgesteld. Hiervoor moet informatie over de zending bij elkaar worden gebracht. Met name de vrachtbrief is hierbij van belang. In een verzoek aan het douanekantoor waar de uitvoeraangifte is ingediend, wordt gevraagd om de zending alsnog te confirmeren. Het douanekantoor waar de uitvoermelding is ingediend, zal zich richten tot het douanekantoor waar de zending de EU heeft verlaten en alsnog om een confirmatie verzoeken. Het is niet altijd gemakkelijk precies te weten wat de douane aan bewijs wil hebben. De consultants van Maco kunnen u hiermee ondersteunen. Doel is ECS structureel onder controle te brengen voor uw bedrijf, zodat uiteindelijk dergelijke verzoeken niet meer nodig zijn. 

Geconcludeerd kan worden dat ECS in de huidige fase van de invoering een daadwerkelijke uitdaging vormt voor handel en transport. Het is de exporteur die probleemeigenaar is. Hij heeft er belang bij dat alle uitvoermeldingen geconfirmeerd worden. Hij moet dan ook de leiding nemen in het proces. (Douane-)expediteurs en andere partijen in de transportketen kunnen een belangrijke rol spelen als informatiemakelaar.