ECS-dienstverlening van Maco Customs Service

Maco Customs Service is het expertisecentrum inzake ECS in Nederland. Door onderzoek en vanuit onze dagelijkse praktijk volgen we de ontwikkelingen van ECS op de voet. Maco wil exporteurs en logistieke bedrijven helpen ECS correct toe te passen. In dit kader biedt Maco de volgende diensten aan:

1. Monitoring van de ECS status van uitvoermeldingen (Export Declaration): Een eerste vereiste om sluitend aan alle verplichtingen uit ECS te kunnen voldoen, is monitoring van de status van de uitvoermeldingen. Uiteindelijk moet elke uitvoermelding geconfirmeerd worden. Probleem hierbij is dat alleen degene die de melding digitaal heeft ingediend, over de status van de zending wordt geïnformeerd. Er zijn dan 3 mogelijkheden.

a. Uitvoermeldingen door de exporteur gemaakt. Als u met eigen douanesoftware al uw uitvoermeldingen maakt, dan ontvangt u vanzelf van ECS alle statusmeldingen en kunt u eenvoudig zelf een overzicht bijhouden.

b. Uitvoermeldingen door Maco gemaakt. Als de uitvoermelding door Maco is gemaakt, kunnen wij u eenvoudig van de status ervan op de hoogte houden. Als u alle uitvoermeldingen door Maco laat maken, dan heeft u meteen een compleet overzicht.

c. Uitvoermeldingen gemaakt door derden. Als diverse (douane-)exporteurs uw uitvoermeldingen verzorgen is het nodig dat u al deze partijen benadert om u van de ECS-status op de hoogte te brengen. Dit vormt de grootste uitdaging. Het is aan te bevelen op een of andere manier de uitvoermeldingen door zo weinig mogelijk verschillende partijen te laten opmaken.

2. Advisering inzake de organisatie van het logistieke proces.

a. Leveringscondities. Als u Ex Works levert en u laat zelfs het opmaken van de uitvoermelding over aan degene die de goederen afhaalt, dan moeten we u dit ten sterkste ontraden. Beter is het FCA te leveren en minimaal in eigen regie de uitvoermelding te (laten) maken. Nog beter is het om FOB of CIF te leveren.

b. Vereenvoudigde uitvoer. Enkele honderden Nederlandse bedrijven maken nog gebruik van de regeling vereenvoudigde uitvoer en hoeven daarom geen uitvoermeldingen te maken. Dat lijkt handig, maar is het niet, want bij export via een ander land dan Nederland gaat het fout en dat komt helaas vaker voor dan u denkt. Beter is het zelf uitvoermeldingen te (laten) maken. Bovendien hoeft dan ook de vervelende maandelijkse melding aan het CBS niet meer gedaan te worden.

c. Koerierszendingen. Koerierszendingen zijn uitgesloten van CBS tot 2013. Dit is handig voor de koeriers, maar niet voor u, want u krijgt geen enkele ECS-rapportage over de zending. Of u en de belastingdienst moet zich tevreden stellen met hun track & tracé informatie.

3. ECS-vertrekmeldingen. Maco kan uw uitvoermeldingen verzorgen. Dat doen we al voor heel veel bedrijven en ze zijn allemaal tevreden. Samen zoeken we de beste aanpak. Soms is het gemakkelijk als u zelf de meeste aangiftes maakt met Maco Customs Connect en in bijzondere gevallen de uitvoermelding door Maco laat maken. In andere situaties is het beter alles uit te besteden. Lees hierover meer in het hoofdstuk -douanesoftware- op deze website. Op deze manier is het monitoren van uw zendingen eenvoudig en kunt u gebruik maken van de complete ECS-service die Maco biedt.

4. Opvolging van niet geconfirmeerde zendingen. Hoe goed we ook ons best doen, er zullen altijd zendingen verkeerd gaan en niet de gewilde ECS ‘Confirmation of Exit' krijgen. Dan moet er gehandeld worden. Als het een structurele fout betreft, dan moet die gezocht en opgelost worden. En individuele gevallen moeten ook gerepareerd worden. In elk geval is het nodig de douane te vragen aan de hand van aanvullende bescheiden alsnog de melding te confirmeren. In overleg met u verzendt Maco de benodigde documenten en gegevens naar de Douane, om vervolgens uw zending te confirmeren. Hierdoor zal wederom uw administratie kloppend zijn en ontvangt u achteraf géén naheffingen betreffende ECS.

Per confirmatie verzoek brengt Maco u € 29,95,- in rekening.

5. Verzekering van niet-geconfirmeerde zendingen. Maco onderzoekt momenteel de mogelijkheid om een eventuele naheffing van BTW bij niet geconfirmeerde uitvoermeldingen te verzekeren. Het kan altijd voorkomen dat, ondanks alle inspanningen, de uitvoer niet kan worden bewezen. Dan is het goed terug te kunnen vallen op een verzekering zodat er geen ‘lijken in de kast' van uw BTW-administratie zitten. Informeer bij Maco naar deze bijzondere dienst.

6. Maco biedt u periodiek een overzicht van de status van uw uitvoeraangiften

Maco biedt u de mogelijkheid om periodiek een overzicht te ontvangen van al uw uitvoeraangiftes van een bepaalde periode. (Klik hier om een voorbeeld van zo'n overzicht te bekijken)

Maco kan u van iedere uitvoeraangifte een bevestiging (confirmatie) verzenden, waardoor uw (BTW) administratie meteen kloppend zal zijn.

• Wanneer u maandelijks een overzicht wenst te ontvangen (zoals in uw bijlage) brengt Maco u € 24,95,- in rekening
• Ook heeft u de mogelijkheid om 1x per kwartaal een overzicht van de status van uw uitvoeraangiftes ontvangen. Voor het ontvangen van een overzicht per kwartaal brengt Maco u € 39,95 in rekening.

Neem contact op met Maco om uw voorkeur door te geven en constant op de hoogte te zijn van de status van uw uitvoeraangiftes.