ECS, DV, TaE, BTW en EXW:

Maco Douane Nieuwsbrief 24 juni 2008

Alles nog eens op een rij over export:  De invoering van ECS (Export Control System) heeft geleid tot diverse gevolgen voor de formaliteiten bij export. In de oude situatie leken deze douaneformaliteiten bij uitvoer naar niet-EU-landen alleen belangrijk voor de statistiek en zonder risico; ‘het hoorde er gewoon bij'. Met de komst van ECS is dit veranderd. De procedures zijn uitgebreider, complexer en de gevolgen bij het niet correct toepassen daarvan zijn ingrijpender; met name voor de exporteurs zelf. In dit artikel vindt u alle wijzigingen en hun gevolgen op een rij.

Waarom de wijzigingen

Veiligheid en fraudebestrijding zijn de voornaamste redenen geweest van het ontstaan van ECS. Na de aanslagen van 9/11 in 2001 was er in de wereld een sterke vraag naar meer en betere veiligheid. Dat heeft ook gevolgen gehad voor de internationale handel. Deze alsmaar groeiende handel moest beter gecontroleerd kunnen worden, om het terroristen moeilijker te maken.  De EU heeft daarvoor de veiligheidsverordening 648/2005 als middel ingezet. De verordening schept (betere) mogelijkheden voor de Europese douaneautoriteiten om terrorisme tegen te kunnen gaan en heeft AEO, pre-arrival en pre-departure èn ECS in het leven geroepen. Deze zaken moeten zorgen voor betere, eerdere en snellere informatie uitwisseling tussen bedrijfsleven, douane en douanes onderling en tegelijkertijd toch de handel zo min mogelijk belemmeren.

Een ander doel van ECS is fraudebestrijding. Een van de allergrootste inkomsten van de EU zijn de BTW inkomsten. Bij export naar een niet EU-land hoeft de BTW niet afgedragen te worden. Malafide bedrijven maken daar graag misbruik van, door bijvoorbeeld zogenaamd goederen te exporteren. De EU loopt zo miljarden aan inkomsten mis. ECS schept daarbij een middel om het daadwerkelijk verlaten van de EU van goederen beter te controleren.

De invoering van het Export Control System maakt het verplicht, dat bij het indienen van de exportaangifte bij het kantoor van UITVOER  ook het kantoor van UITGANG vermeld wordt. Dit kantoor van uitgang is het laatste douanekantoor, dat gepasseerd zal worden voordat de goederen de EU verlaten. Op het moment dat de goederen de EU verlaten moet daarvan nog een melding gedaan worden bij dat kantoor. Deze melding heet (om het gemakkelijk te maken) de  ECS aankomstmelding. Deze aankomst melding moet binnen 90 dagen gedaan worden door een zogenaamde  Trader at Exit.  Een Trader at Exit is een bedrijf dat in het bezit is van een vergunning elektronisch berichtenverkeer uitgaan. Bij het indienen van de aangifte is het belangrijk, dat de goederen ook echt bij die grensovergang zijn, zodat de douane kan controleren, of de goederen die ten uitvoer zijn aangegeven ook daadwerkelijk de EU zullen verlaten.

Als de melding van uitgang niet binnen 90 dagen gedaan wordt, vervalt de uitvoeraangifte en bestaat de kans, dat alsnog (ten onrechte) BTW betaald moet worden. Het risico bij uitvoer wordt dus groter, want het gaat dan in de meeste gevallen om 19% van de waarde van de goederen die extra betaald moet worden en dat kan hoog oplopen. In Nederland blijft het risico vooralsnog beperkt, omdat de uitvoer voorlopig nog bewezen kan worden aan de hand van boeken en bescheiden. Met een deugdelijke export-/vervoersadministratie komt u dus al een heel eind. Echter, onder druk van de EU zal deze soepele  houding van de Nederlandse overheid niet eeuwig duren.

Verantwoording en vertegenwoordiging

De nieuwe verplichting om het uitgaan van de goederen te melden heeft ook gevolgen voor de verantwoordelijkheden die gelden bij export. Het bewijzen dat de goederen de EU verlaten is een zogenaamde bijzondere verplichting. Deze verplichting schept een verantwoordelijkheid, die (in de ogen van de douane) alleen door de exporteur zelf gedragen kan worden. Het grote gevolg daarvan is de invoering van de (In)Directe Vertegenwoordiging bij uitvoer. Eerder was de aangever volledig aansprakelijk voor de uitvoeraangifte. Ook als dit een douane-expediteur was, maakte deze een aangifte volledig op eigen naam en voor eigen rekening. Dat kan nu niet meer door de nieuwe verantwoordelijkheid. Aangiftes kunnen nog altijd wel uitbesteed worden, maar dat kan nu alleen nog maar onder vertegenwoordiging. De vertegenwoordiger moet dan wel over een machtiging beschikken. De vertegenwoordiger is degene die namens de exporteur de aangifte indient. Dat kan een douane-expediteur zijn, maar ook een zusterbedrijf van de exporteur die de aangifte indient. Zonder een geldige machtiging wordt de uitvoeraangifte als niet gedaan beschouwd en kan wederom de BTW alsnog belast worden. Een machtiging mag wel achteraf met terugwerkende kracht aangeleverd worden.

Er bestaan twee soorten machtigingen; de machtiging Directe Vertegenwoordiging en de machtiging Indirecte vertegenwoordiging. De machtiging directe vertegenwoordiging is de meest gangbare en geldt voor alle in de EG gevestigde bedrijven. Echter, als bijvoorbeeld een Amerikaans bedrijf goederen in de EU met BTW koopt en de uitvoeraangifte door een derde laat maken, kan dat alleen op basis van indirecte vertegenwoordiging. Dat komt omdat bij directe vertegenwoordiging de exporteur formeel ook aangever wordt en een NIET in de EG gevestigd bedrijf niet als aangever op kan treden.

De condities

Door de nieuwe verantwoordelijkheden is het voor exporteurs verstandig, om vanuit douane/fiscaal oogpunt nog eens goed naar de leveringscondities (incoterms) te kijken. Door bijvoorbeeld Ex Works (EXW) televeren, is een exporteur nog niet van zijn verplichtingen af. De exporteur moet ervoor zorgen, dat de uitgang van de goederen uit de EU bewezen wordt d.m.v. de ECS aankomstmelding. Bij een EXW levering heeft een exporteur daar minder grip op, omdat het transport verzorgd wordt door zijn niet in de EU gevestigde afnemer. Als deze de melding niet laat doen, bestaat voor de exporteur weer de kans dat 19% BTW nabelast wordt.

Als een exporteur EXW levert, zou deze eigenlijk ook BTW moeten berekenen aan zijn afnemer. De afnemer is dan formeel de exporteur en moet de uitvoeraangifte laten maken op basis van indirecte vertegenwoordiging en kan achteraf de BTW terugvragen. Dit is echter niet gangbaar, omdat het voor zowel de leverancier, als de afnemer omslachtig is, maar zo is de Nederlandse exporteur wel vrij van alle douane- en fiscale verplichtingen en verantwoordelijkheden.

Als een exporteur EXW levert tegen 0% BTW is hij voor de douane formeel de exporteur en aangever, met alle gevolgen van dien. Het is daarom verstandiger om de leveringsconditie Free Carrier (FCA) te hanteren. Bij FCA verzorgt de exporteur alles tot en met het laden van de goederen op het eerste transport, inclusief de douaneformaliteiten. Zo houdt de exporteur meer in eigen hand. De exporteur kan dan ook zelf, of door zijn douanepartner de douaneformaliteiten laten vervullen. Ook de ECS aankomst (uitgang) melding kan door deze partijen gedaan worden. Het probleem blijft dan wel, dat de zending die onder de regie van de afnemer is, ook daadwerkelijk bij de juiste grens moet zijn ten tijde van de melding van uitgang.

De exporteur kan ook nog Free On Board (FOB) leveren. Dan heeft de exporteur de volledige regie over het transport tot aan de grens in handen en is hij meer van een correct bewijs van uitgang verzekerd. Het transport tot aan die grens moet dan wel verzorgd, of geregeld worden door de exporteur zelf.

De (nabije) toekomst

In de nabije toekomst gaat er nog meer veranderen op het gebied van export. Vanaf 1 juli 2009 zal de pre-departure, of summiere aangifte ingevoerd worden. Deze aangifte heeft betrekking op veiligheid en lijkt op de uitvoeraangifte, maar is meer zendinggericht. De aangifte moet, afhankelijk van het transportmiddel, enige tijd van te voren gedaan worden. De douane wil zo eerder en beter een risicoanalyse op de zending uit kunnen voeren. Bedrijven met een AEO-status kunnen, naast minder controles, ook van enkele voordelen met betrekking tot de summiere aangifte genieten.

Vanaf dezelfde datum zal tevens de vergunning klassieke domicilieringsprocedure uitvoer, oftewel vereenvoudigde uitvoer afgeschaft worden. Deze wordt afgeschaft, omdat alle douaneberichten elektronisch ingediend moeten worden. Ook dit zal voor veel exporteurs grote gevolgen hebben.

Onder de volgende links vindt u meer informatie over: