De werking van het Export Controle Systeem

Het ECS is in feite een open communicatie system dat door de douane in Europa aan het bedrijfsleven ter beschikking wordt gesteld. Het systeem werkt in de gehele EU op dezelfde manier. De verschillende lidstaten kunnen hun eigen software gebruiken, maar de meldingen die tussen de douaneorganisaties en het Europese ECS-systeem worden gedaan, zijn volledig gestandaardiseerd. Het is aan de handel en het transport om het systeem op de juiste tijdstippen van de juiste meldingen te voorzien. Aan de hand van de meldingen wordt de status van een transactie verhoogd, hetgeen uiteindelijk in een geconfirmeerde exporttransactie resulteert.

De drie meldingen zijn:

a. Uitvoermelding of Export Declaration (op het kantoor van uitvoer/vertrek gedaan door de declarant)

b. Aankomstmelding of Arrival Notice (op het kantoor van uitgang, gedaan door een Trader at Exit)

c. Uitgangsmelding of Exit Declaration (op het kantoor van uitgang, gedaan door de luchtvaartmaatschappij, rederij of (air)port authority)

a. De uitvoermelding

De uitvoermelding of Export Declaration moet plaatsvinden daar waar de goederen in het uitgaande vervoermiddel worden geladen. Zie voor een meer gedetailleerde aangifteprocedure in deze encyclopedie onder ‘Uitvoeraangifte met Sagitta'  Dus als een container bij een fabriek wordt geladen voor export, moet de corresponderende uitvoeraangifte worden gedaan, waarin vermeld staat waar de goederen zich op dat moment bevinden. In die uitvoeraangifte moeten de gebruikelijke gegevens over de zending worden opgenomen die ook op de factuur staan. Een belangrijk aanvullend gegeven dat in de uitvoeraangifte moet worden opgenomen is het beoogde douanekantoor waar de goederen de Europese Unie zullen verlaten. Als een zending voor de USA bestemd is en via Rotterdam uitgaat, moet de code van het douanekantoor Rotterdam worden ingegeven. Als de zending voor Turkije bestemd is en via de Bulgaars - Turkse grens gaat, moet de code van het kantoor van uitgang aan die grens worden vermeld.

Van de uitvoeraangifte wordt een begeleidingsdocument afgedrukt ook wel het Export Accompanying Document of EAD genoemd. Dit is een eenvoudig printje op een blanco A4-tje. Bepalend voor het ECS zijn de gegevens die in het computer systeem staan en niet het printje dat niet meer is dan een afdruk daarvan. Klik hier om een voorbeeld van zo'n document te bekijken. Maar het begeleidingsdocument is belangrijk in de communicatie. Rechtsboven op het begeleidingsdocument staat een barcode met daaronder een Movement Reference Number (MRN-nummer). Dat is een uniek nummer dat elke uitvoermelding krijgt. Met dit MRN-nummer staat de zending in ECS geregistreerd. De gegevens van de uitvoermelding worden naar een centrale computer in Brussel verstuurd. Die seint de melding door naar het beoogde kantoor van uitgang, bij voorbeeld Rotterdam. De zending wordt daarmee als het ware in Rotterdam verwacht bij de douane. 

b. De aankomstmelding

Als de chauffeur zich dan met de container bij de terminal meldt, kan aan de hand van het begeleidingsdocument de aankomstmelding gedaan worden. De terminal operator fungeert hierbij als degene die de melding doet. Hij wordt ook wel de 'Trader at Exit' genoemd. De aankomstmelding of Arrival at Exit kan eenvoudig gedaan worden door de barcode van het begeleidingsdocument te scannen. De gegevens worden dan verwerkt in ECS. De douane weet nu dat de goederen in Rotterdam zijn aangekomen en kan eventueel de goederen nog eens controleren. Er zouden bij voorbeeld ongewenste goederen aan de container kunnen zijn toegevoegd, of de beoogde exportzending kan juist uit de container gehaald zijn met het oogmerk de goederen op de zwarte markt te verkopen, en zo de BTW te ontduiken.

c. De uitgangsmelding

Als nu de boot vanuit Rotterdam de Nieuwe Waterweg afvaart richting de USA, zal de carrier of rederij aan de hand van het scheepvaartmanifest een melding doen (via het Port Community Systeem) bij de douane dat de container daadwerkelijk de EU verlaat. Het douanekantoor van uitgang zal dan een Exit Confirmation sturen naar het douanekantoor van uitvoer/vertrek, dat op zijn beurt het bericht doorstuurt naar de aangever van de uitvoeraangifte. Er staat nu vast dat de goederen die in de container zijn geladen de EU daadwerkelijk hebben verlaten en er dus recht is op 0% BTW bij uitvoer. 

De hierboven beschreven procedures zijn enigszins verschillend bij Lucht-, zee- en wegtransport. Daarom worden deze modaliteiten op de volgende pagina aanvullend behandeld.