Papierloos douane archief bespaart kosten

Maco Douane Nieuwsbrief van 10 februari 2007

Een papierloos douanearchief ook voor uw bedrijf?

Er heeft een explosie van de omvang van het douane archief plaatsgevonden sinds aangevers verplicht zijn dit zelf bij te houden.  Maco heeft als eerste aangever in Nederland van de douane toestemming het douane archief papierloos te bewaren.  Dit kan een uitkomst zijn voor veel aangevers.

Maco werkt nu drie maanden met de nieuwe systematiek om het douane archief op de computer op te slaan en is zeer tevreden.  De dossiers worden in hun geheel gescand.  Dit gaat eenvoudig en is ingepast binnen de andere administratieve handelingen.  Uiteindelijk is voor het scannen nauwelijks extra tijd nodig.  Een archiefmedewerker is overbodig geworden en doet nu andere werkzaamheden.  Het terugzoeken gaat razendsnel en is voor iedereen mogelijk.  De archiefruimte kan langzaam afgebouwd worden.  Tests met het terugzoeken waren succesvol.

Controle na invoer

Tot 2000 diende bij een aangifte ook alle relevante papieren zoals facturen en oorsprongsbescheiden bij de douane te worden overlegd.  De douane kon deze dan direct controleren en hield ook zelf het archief bij.  Als aangever hoefde alleen een kopie van de (schriftelijke) aangifte te worden bewaard.  Er was geen verplichting om nog meer gegevens te bewaren.  Hierdoor was het douanearchief van aangevers maar beperkt van omvang.

Vanaf 2000 draaiden de rollen om.  Aangevers worden geacht de aangiftes elektronisch te doen met Sagitta en Transit.  Bescheiden moeten alleen worden overlegd als de douane er specifiek om vraagt.  De douane behoudt zich het recht voor door middel van een 'Controle na Invoer' (CNI) achteraf aangiftes te controleren.  Hiervoor moet de aangever een compleet archief bijhouden. Dit bestaat uit de factuur, het oorsprongsbescheid, de aangifte zelf en alle andere relevante bescheiden.  Met name is het van belang het bewijs van oorsprong in origineel beschikbaar te hebben bij een controle.  Als dit document ontbreekt wordt er al snel een naheffing opgelegd.

Voor douane-expediteurs betekende dit dat hun douane archief explosief ging groeien.  Bovendien moest het archief zeer nauwgezet worden bijgehouden.  Immers als er iets ontbrak konden er forse naheffingen worden opgelegd.  Importeurs en expediteurs, rekenden er op dat de Maco als aangever alles keurig bij hield. Voor Maco betekende dit dat er een aparte afdeling ‘Nabewerking' werd opgezet die opdracht had nauwgezet er voor te zorgen dat alle dossiers compleet waren.  Daarnaast was er een (part-time) archivaris nodig om het archief geordend en toegankelijk te houden.

Scannen

Het archief en de daarmee gemoeide kosten groeiden op den duur zo explosief dat hiervoor een oplossing moest worden gevonden.  Als oplossing is er voor gekozen alle bescheiden te scannen en op de server te bewaren.  De bescheiden die in origineel beschikbaar moeten zijn, worden ook als zodanig nog bewaard.  Maco wendde zich tot de douane om voor deze werkwijze toestemming te krijgen.  Maco bleek de eerste aangever in Nederland te zijn die een dergelijke handelwijze wilde gaan toepassen.  Er moesten snelle scanners worden aangeschaft.  Panasonic bleek de beste aanbieding te hebben.  Elke afdeling werd voorzien van een multifunctioneel apparaat dat kon printen, faxen, kopiëren en scannen.  Als een apparaat een keer uit zou vallen, was er altijd een ander apparaat beschikbaar.

Procedures 

Door de bestanden te scannen en op een slimme manier als pdf-bestand op te slaan, kunnen ze eenvoudig en zeer snel weer opgevraagd worden.  Uiteindelijk bleek geen enkele investering in software nodig.  De standaard Acrobat reader voldeed.  De douane eiste wel een nauwkeurige vastlegging van de interne procedures.  Tevens moest de hardware voldoende waarborgen bieden dat de gegevens niet verloren konden gaan.

Binnenkort gaat ook de vestiging van Maco in Rotterdam papierloos archiveren.  Hierbij zal een nog verdergaande techniek worden toegepast.  In samenwerking met Panasonic worden de bescheiden die gescand worden ook door gespecialiseerde software ‘gelezen'.  Hierdoor ontstaat een soort ‘bedrijfs Google'.  De scans hoeven niet meer met een speciale naam opgeslagen te worden.  De software ‘leest' alle bescheiden.  Er kan op alle mogelijke woorden worden gezocht.  Door de juiste combinatie van zoekwoorden te gebruiken is een aangifte snel terug te vinden.  Het archiveringsproces wordt hiermee nog sneller, eenvoudiger en goedkoper.  Zodra de douane voor deze nieuwe methodiek aan Maco toestemming heeft verleent kunt u er weer meer over lezen in deze Nieuwsbrief.