Hoe werkt ECS bij de verschillende vervoersmodaliteiten

Zeevracht.

In de meeste gevallen zal zeevracht via containers gaan. Deze worden altijd door terminals afgewikkeld waarmee meestal door middel van een Port Community Systeem kan worden gecommuniceerd. Het Port Community Systeem in Rotterdam en Amsterdam heet Portbase en in Hamburg DaKoSy. Een container die in Rotterdam uitgaat moet dus vooraf in Portbase gemeld worden met de volgende gegevens:

• Containernummer
• MRN-nummer
• Boekingsnummer
• Gewicht
• Document Type (Co, EU, EX)

Met deze gegevens is de container in Portbase bekend. Als de container dan bij de poort van de terminal aankomt, kan dit eenvoudig gemeld worden door de barcode van het begeleidingsdocument te scannen. Op dat moment fungeert de terminal als ‘Trader at Exit'. Dit is degene die de aankomstmelding in ECS doet. Het ECS zal dan meteen reageren of de container extra moet worden gecontroleerd of niet. De selectie hiervoor is namelijk al gemaakt op het moment dat de uitvoeraangifte in ECS werd gemeld.

In Portbase wordt direct ook een koppeling gelegd met de manifest administratie van de vertrekkende schepen. Als een schip dan de Nieuwe Waterweg afvaart kunnen alle zendingen in een keer geautomatiseerd worden afgemeld. Vervolgens verstuurd ECS geautomatiseerd de Confirmation of Exit naar de aangever van de uitvoeraangifte. Meer informatie over Portbase kunt u hier vinden.

Het probleem met containers is dat ze wel eens in een andere haven vertrekken dan oorspronkelijk werd voorzien. Ze worden omgeleid of verlegd; in het Engels heet dit ‘diversion'. ECS voorziet er in dat er één keer uitgeweken kan worden. Als bij voorbeeld een container zich in Antwerpen i.p.v. in Rotterdam bij de terminal meldt, dan zal ECS in de centrale administratie in Brussel gaan kijken of er een zending met dat specifieke MRN-nummer in ECS is geregistreerd. De gegevens worden dan vanuit Brussel naar de douane in Antwerpen gestuurd ter verdere afhandeling.

Maco heeft geconstateerd dat het geregeld voorkomt dat zendingen de EU verlaten via een ander kantoor van uitgang dan in ECS vermeld staat. Dit hoeft geen probleem te zijn omdat diversion één keer is toegestaan, maar de volgende situatie doet zich vaak voor. Een container mag in Rotterdam op de terminal worden afgeleverd, terwijl vooraf al bekend is dat de container via Antwerpen zal uitgaan. In de uitvoermelding staat Antwerpen als kantoor van uitgang, hetgeen correct is. Als dan de aankomstmelding in Rotterdam bij de terminal wordt gedaan, moet Rotterdam al  een eerste ‘diversion' aan Brussel vragen om de gegevens te krijgen die voor Antwerpen (voorziene kantoor van uitgang) bedoeld waren.  Als vervolgens de container bij aankomst in Antwerpen een tweede keer wordt gemeld voor aankomst, moet Antwerpen ook een diversion vragen om de gegevens (die nu door de eerste diversion aan Rotterdam beschikbaar zijn gesteld) te krijgen: dat is een tweede diversion en dit kan het Export Control System niet verwerken. Het is dus zaak al bij het opmaken van de uitvoeraangifte de expediteur expliciet te vragen waar de container de EU zal verlaten. Dit probleem is ook bij de douane bekend en in samenwerking tussen de douanediensten van Antwerpen en Rotterdam worden de betreffende dossiers momenteel opgelost. Er dient echter een structurele mogelijkheid te komen om vaker diversion te kunnen toepassen.

Luchtvracht

Indien goederen via een luchthaven de EU verlaten is het van groot belang hoe de goederen bij voorbeeld op Schiphol worden aangeleverd. Cargonaut, het Port Community Systeem van Schiphol, werkt anders dan Portbase in Rotterdam. In tegenstelling tot de haven van Rotterdam, waar de douane sommige procedures van ECS nog handmatig afhandelt, werken de procedures rondom Cargonaut volledig geautomatiseerd. Op Cargonaut zijn alle (luchtvracht)expediteurs van Schiphol aangesloten. Daarnaast kunnen bedrijven die beschikken over een vergunning 'electronisch berichtenverkeer uitgaan' zich bij Cargonaut aanmelden. Een aankomstmelding 'Trader At Exit' kost bij Cargonaut € 0,75. Wel is van belang dat de aankomstmelding conform de douanewetgeving pas mag worden gedaan als de goederen zich daadwerkelijk op Schiphol bevinden. Dat is voor een exporteur niet altijd eenvoudig te bepalen, maar voor de luchtvracht expediteur die op Schiphol is gevestigd natuurlijk wel. Bij aankomst in de 2^e linie loods dient de aankomstmelding gedaan te worden. Als er echter vracht direct bij de 1^e linie loods wordt aangeleverd buiten een expediteur om, moet de carrier duidelijk worden geïnstrueerd dat hij de aankomstmelding doet. Zij doen dit niet vanzelfsprekend.    

Wegtransport

ECS werkt tot nog toe het beste bij wegtransport. De procedure is daar ook iets eenvoudiger. Als een zending met wegvervoer onder begeleiding van een uitvoeraangifte (EAD) naar de buitengrens wordt vervoerd, kan de chauffeur de zending eenvoudig afmelden bij de douane aldaar door het EAD te overhandigen. De chauffeur treedt dan als Trader at Exit op. De douane scant de barcode en kan op dat moment nog een eventuele aanvullende controle doen. Vervolgens bevestigd ze de uitvoer door een Exit Confirmation naar het douanekantoor van uitvoer/vertrek te sturen. Daarmee is de procedure in een keer afgerond. Als een uitvoeraangifte direct in Nederland wordt opgevolgd door een Transitaangifte of een TIR-carnet, dan zal de uitvoeraangifte al bij het opmaken van die vervolgaangifte worden geconfirmeerd. Dit komt bij voorbeeld voor bij zendingen die naar Zwitserland (Transit) of Turkije (TIR) gaan. Let wel als de aangever van de uitvoeraangifte en de Transit aangifte dezelfde is, gaat de confirmatie automatisch. Zijn het twee verschillende aangevers, dan moet daar nu nog een verzoek om confirmatie van de zending naar de douane voor gestuurd worden. Over enige tijd zal deze variant ook geautomatiseerd worden afgewikkeld.